Los gastos por viajes de negocios son aquellas sumas que se le otorgan a los trabajadores de la empresa, para que éstos las utilicen en representaciones o actividades relacionadas con el giro o con actividades de la empresa. Generalmente los gastos pueden ser para comer, dormir, reuniones o viajar.
Para que un gasto pueda ser calificado como necesario para producir la renta y, por consiguiente, susceptible de ser rebajado en la determinación de la renta líquida imponible de primera categoría, debe reunir los siguientes requisitos copulativos:
- Que se relacione directamente con el giro o la actividad que se desarrolla.
- Que se trate de gastos necesarios para producir la renta, entendiéndose por tales aquellos que tienen la potencialidad directa de generar renta en un futuro, en palabras simples son gastos que van ligados a un proceso de venta o ingreso posterior.
- Que no se encuentren ya rebajados como parte integrante del costo directo de los bienes y servicios requeridos para la obtención de la renta.
- Que el contribuyente haya incurrido efectivamente en el gasto, sea que éste se encuentra pagado o adeudado al término del ejercicio. De este modo, para el debido cumplimiento de este requisito, es menester que el gasto tenga su origen en una adquisición o prestación real y efectiva y no en una mera apreciación del contribuyente.
- Por último, que se acrediten o justifiquen en forma fehaciente ante el Servicio de Impuestos Internos, es decir, el contribuyente debe probar la naturaleza, necesidad, efectividad y monto de los gastos con los medios probatorios de que disponga, pudiendo el Servicio impugnarlos, si por razones fundadas no se estimaren fehacientes.
¿Qué conceptos son aceptados cómo gasto en un viaje por motivos de trabajo?
- Alojamiento:
Son gastos asociados a la estadía en hoteles o similares, se refiere al lugar donde las personas pernoctan, por ende, si una persona va a un viaje de negocios fuera de la ciudad, sí o sí debe alojar en algún sitio de estos. - Alimentación:
Son los gastos que tienen relación con la comida, ya que al momento de realizar un viaje, la persona debe incurrir en estos gastos ya sea en el trayecto, o ya en el lugar de su destino. - Combustibles:
Para que este gasto sea aceptado, vehículo debe ser de propiedad de la empresa, además como requisito principal debe considerarse como «vehículo de trabajo» por parte del Servicio de Impuestos Internos. - Peajes:
Si el desplazo es a través de vía terrestre, se van a incurrir en estos gastos de trayecto para llegar a su destino. - Pasajes:
Éstos gastos se pueden incurrir tanto en pasajes de bus, tren, avión, etc. - Representación Empresarial:
En estos gastos se incurre cuando el trabajador debe asistir a reuniones con proveedores o clientes.
Conceptos que no son aceptados como gasto - Cigarrillos, no son necesarios para el desarrollo de la actividad, se considera un elemento de ocio.
- Bebidas Alcohólicas, tampoco son necesarias para producir renta.
- Combustible para vehículos que no son de propiedad de la empresa (excepto si es por el pago de un viático).
¿Qué es una rendición de gastos? y ¿Cómo se rinden los gastos que son aceptados?
La rendición de gastos es un proceso mediante el cual una persona presenta y justifica los gastos realizados durante un tiempo determinado o en una tarea en específico.
La rendición de gastos implica presentar los comprobantes y documentos que respalden los gastos realizados, como facturas, boletas, recibos, vouchers, comprobantes, o cualquier otro documento equivalente. Estos documentos deben ser detallados y estar correctamente registrados, indicando la fecha, concepto del gasto junto con su respectivo monto y la persona que lo está rindiendo.
En relación al concepto de la alimentación, el trabajador debe respaldar la compra con su respectiva boleta, dichos compra debe ser con gastos aceptados, cualquier gasto que no corresponda, como por un ejemplo compra de cigarrillos o bebidas alcohólicas, no corresponde a devolución alguna por parte del empleador.
En lo que respecta a los gastos de traslado, si el trabajador se desplaza en vehículo de la empresa, este debe guardar todas las boletas que tienen relación con el combustible, además de guardar comprobante de los peajes, en el caso que el vehículo no posea tag. En el caso que el trabajador debe desplazarse en bus, tren, avión, etc, debe guardar los pasajes para posteriormente le sean reembolsados.
Otra forma de rendir estos gastos es a través de viáticos que es una especie de reembolso que efectúa la empresa al trabajador, por tener que trasladarse a un lugar distinto, incurriendo en un gasto extra al habitual, por ende, la empresa debe financiar gastos de movilización, alimentación o alojamiento, dicho viático es reembolsado en la liquidación de sueldos del trabajador.
Es importante que los documentos recopilados estén completos, legibles y contengan la información requerida para respaldar adecuadamente los gastos. Además, se recomienda mantener una copia digital o física de estos documentos como respaldo adicional en caso de necesitarlos más adelante.
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