Facturación, proceso clave en toda empresa, en el cual emitimos y enviamos la información necesaria sobre los productos o servicios que hemos entregado a nuestros clientes, como comprobante del mismo, para su posterior cobro y cierre del servicio, hoy te hablaremos un poco más sobre este proceso.
Requisitos
- La factura y los documentos tributarios deben ser electrónicos, al día de hoy no se permiten documentos «por papel», con la única salvedad de las empresas autorizadas de manera excepcional, sin embargo dicha autorización es muy difícil de encontrar o conseguir, debido a que sus requisitos son muy exigentes.
- Inicio de actividades, ya sea como persona natural o jurídica, es el primer paso que damos como empresa ante el Servicio de Impuestos Internos, por ende, no podremos facturar si no hemos dado ese esencial paso.
- Inscripción en un sistema de facturación, tal como comentamos, las facturas y todo documento tributario de ventas debe ser emitido electrónicamente, es por eso que debemos contar con un sistema de emisión de estos documentos, ya sea adquirido o el gratuito que nos entrega el Servicio de Impuestos Internos.
- Verificación de actividades, proceso que es requerido para las empresas que emitirán documentos que den derecho a crédito fiscal (Facturas), en el cual debemos acreditar todas nuestras actividades a realizar, contestando principalmente las preguntas ¿Qué? ¿Cómo? ¿Para quién? para cada uno de nuestros giros, ojo con este punto, ya que con los problemas que han habido por Facturas Falsas (Blog Facturas Falsas) cada vez el SII es más exigente en dicho trámite, pidiendo más información para poder terminar con una verificación de actividades en estado de «Positiva». Además considerar que actualmente un 90% de las empresas son afectas a IVA, lo cual genera que esto sea un requisito para la mayoría (Mira nuestro blog de IVA a los Servicios), lo anterior provoca que el proceso sea de varios días de espera para una respuesta, ya sea positiva o negativa.
- Certificado digital, consiste en un archivo emitido por empresas certificadoras autorizadas por el SII, el cual valida la identidad de quién está emitiendo el documento, a través de una clave que le asignamos al momento de su adquisición, este archivo se puede instalar en el computador pero, se recomienda que dicho certificado sea almacenado en el SII, para con ello poder emitir facturas desde cualquier dispositivo. Cabe mencionar que el certificado es emitido para los representantes legales o las personas que la empresa ha autorizado para facturar, pudiendo utilizar el mismo certificado para muchas empresas, siempre que estés autorizado a emitir documentos por cada una de ellas.
Proceso
El proceso de facturación va ligado principalmente con el sistema que utilices para tus documentos, si tu opción es sistema de mercado, puedes agregar verificaciones de códigos de barra, QR o cualquier otro elemento que el sistema permita, para hacer más veloz el proceso mismo.
En cambio si utilizas el sistema gratuito del SII, debes seguir la siguiente ruta:
- Ingresar al SII, con el RUT y clave del representante legal o la persona que esté autorizada a emitir documentos por la empresa, la cual debe tener su certificado digital centralizado o instalado en su computador.
- Ingresar al Sistema Gratuito de Facturación del SII, el cual encontramos en la sección de Servicios Online.
- En la sección de emisión de Documentos Tributarios Electrónicos (DTE), seleccionar el tipo de documento a emitir, considerando que los documentos afectos a IVA deben tener una verificación de actividades positiva y que los documentos especiales, pueden requerir una autorización especial por parte del SII.
- Construir el documento, con los datos del cliente (Con sólo ingresar el RUT, el sistema trae sus datos básicos), del producto o servicio, junto a sus valores unitarios y totales, como mínimo, pudiendo agregar opcionalmente referencias a otros documentos y formas de pagos a plazo, ambos con un tope de tres elementos.
- Aprobar el borrador o corregir, es el paso final, basado en la información ingresada en el paso anterior el sistema nos muestra el documento a emitir, sin un folio asignado, el cual de estar correcto podemos proceder a firmar con nuestro certificado digital y de no estar correcto volver al paso anterior, realizando las correcciones pertinentes.
- Descargar el documento en PDF y enviar al cliente.
Exigencias
Actualmente el SII cuenta con mayores exigencias a la hora de emitir documentos, con la obligación de la emisión de los documentos por un sistema electrónico, llego la facultad del propio ente fiscalizador de visualizar el documento, pudiendo observar de manera remota y fiscalizar la correcta emisión de los mismos, para lo cual nos gustaría destacar las siguientes exigencias:
- Fecha de emisión, el documento tributario debe ser emitido dentro del mes, con la única salvedad que tenemos al emitir una factura con fecha del mes anterior, haciendo referencia a una Guía de Despacho, lo que aumenta el plazo de su emisión hasta el día 10 del mes siguiente. Es decir, si contamos con una Guía de Despacho, tenemos hasta el día 10 de Julio para emitir una factura con fecha de Junio.
- Tipos de documentos, en operaciones entre empresas, se deben utilizar Facturas y en operaciones con personas sin inicio de actividades se deben utilizar boletas, las cuales son emitidas desde otro sistema.
- Detalle, desde el 01 de Julio de 2024, la exigencia del detalle de los productos o servicios indicados en el proceso de facturación debe ser realizado de manera Clara y Explícita, sin posibilidad a ambigüedades, omitiendo las abreviaciones que dificulten su entendimiento, todo ello con el fin de una fiscalización más efectiva por parte del SII, según lo indicado en la Resolución Exenta N° 36 del año 2024.
- Valores en moneda local, todo documento, aun así los emitidos a turistas deben ser entregados en Pesos Chilenos, con la única excepción de empresas que se encuentren autorizadas a llevar su contabilidad en moneda extranjera.
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