Ser dueño de una empresa no significa que el dinero de la empresa y el dinero del socio sean lo mismo, puede parecer una diferencia evidente, pero en la práctica es muy común encontrar transferencias entre socios y empresas que, al momento de revisar la contabilidad, resultan difíciles de explicar:

¿Fue un retiro? ¿Un préstamo? ¿Un aporte? ¿Un gasto pagado por el socio? ¿O simplemente se utilizó dinero de la empresa para un gasto personal?

El problema es que cada uno de estos movimientos tiene una naturaleza contable y tributaria distinta, una transferencia bancaria por sí sola solamente demuestra que el dinero se movió. Lo importante es poder explicar por qué se movió, cómo fue contabilizado y qué antecedentes respaldan esa operación. Por eso, si eres socio o dueño de una empresa, existen al menos 7 movimientos de dinero que deberías aprender a diferenciar.

1. Aportes de dinero del socio a la empresa

Es habitual que una empresa necesite recursos adicionales, especialmente durante sus primeros años, cuando realiza una inversión importante o atraviesa períodos de menor liquidez.

En estos casos, los socios pueden aportar dinero a la empresa, sin embargo, antes de realizar la transferencia es importante determinar qué representa realmente ese dinero.

Si corresponde efectivamente a un aporte de capital, deberá existir coherencia entre la operación realizada, los acuerdos societarios correspondientes y su registro contable.

Ejemplo

Una sociedad necesita $20.000.000 para financiar la compra de maquinaria y uno de sus socios transfiere el dinero desde su cuenta personal, no basta con registrar simplemente:

“Transferencia socio: $20.000.000”.

Debe determinarse si esos recursos corresponden, por ejemplo, a:

• un aporte de capital;
• un aumento de capital;
• un préstamo del socio;
• o alguna otra obligación de la empresa con el socio.

La diferencia puede parecer administrativa, pero será importante cuando posteriormente el socio quiera recuperar esos recursos.

2. Préstamos del socio a la empresa

No todo dinero que entrega un socio necesariamente debe transformarse en capital, el socio también puede financiar temporalmente a la empresa mediante un préstamo, en ese caso, desde el punto de vista económico, la empresa no está recibiendo una utilidad ni un aporte definitivo, sino recursos que posteriormente deberá devolver, por eso es recomendable que la operación se encuentre debidamente respaldada y registrada como una obligación de la empresa con el socio.

¿Dónde aparece el problema?

Cuando durante años existen entradas y salidas de dinero entre la empresa y sus socios sin conciliación ni documentación adecuada, entonces aparecen cuentas contables denominadas:

“Cuenta corriente socio”
“Préstamos socios”
“Fondos por rendir”

…con saldos que nadie sabe exactamente cómo se originaron.

Una cuenta corriente de socio puede ser perfectamente válida, lo peligroso es que se transforme en una especie de cajón contable donde termina todo movimiento que nadie supo cómo clasificar.

3. Préstamos de la empresa al socio

Aquí tenemos que prestar bastante más atención, una empresa también puede registrar cantidades entregadas a sus socios como préstamos. Sin embargo, desde el punto de vista tributario, estas operaciones requieren especial cuidado. La Ley sobre Impuesto a la Renta contempla reglas específicas respecto de préstamos efectuados por empresas a propietarios, socios o accionistas, especialmente cuando, atendidas las circunstancias de la operación, puedan ser calificados como una forma encubierta de retirar o distribuir utilidades.

Imaginemos lo siguiente:

Durante el año un socio realiza distintas transferencias desde la empresa hacia su cuenta personal:

• enero: $1.000.000;
• marzo: $2.000.000;
• junio: $800.000;
• octubre: $1.500.000.

Al cierre del año existen $5.300.000 registrados como préstamo al socio.

Pero:

• no existe contrato;
• no existen condiciones de pago;
• nunca se realizaron devoluciones;
• no se pactaron intereses;
• y las transferencias fueron utilizadas para gastos personales.

Llamar contablemente a esas transferencias “préstamo al socio” no necesariamente resuelve su tratamiento tributario. El SII puede analizar las circunstancias reales de la operación para determinar si estamos frente a un verdadero préstamo o ante cantidades que, en los hechos, representan un beneficio para el propietario.

Por eso, cuando efectivamente existe un préstamo entre empresa y socio, la operación debe tratarse con la misma seriedad que cualquier otra obligación financiera.

4. Retiros o distribuciones de utilidades

Otra situación completamente distinta ocurre cuando el socio recibe dinero proveniente de las utilidades de la empresa, dependiendo del tipo de sociedad y del régimen tributario aplicable, podremos encontrarnos frente a retiros, dividendos o distribuciones que tendrán su correspondiente tratamiento tributario.

Aquí aparece uno de los errores más comunes:

“Si la empresa tiene dinero en el banco, puedo retirarlo porque soy el dueño.”

No necesariamente.

Caja disponible no es lo mismo que utilidad disponible

Una empresa podría tener $50.000.000 en su cuenta bancaria y, al mismo tiempo, tener obligaciones por:

• IVA;
• remuneraciones;
• proveedores;
• créditos bancarios;
• inversiones;
• impuestos;
• cuentas por pagar.

Además, la tributación de las cantidades retiradas o distribuidas dependerá, entre otros factores, del régimen tributario de la empresa y de sus registros tributarios, por eso, antes de realizar retiros importantes conviene revisar no solamente cuánto dinero hay disponible, sino también cuál será el efecto financiero y tributario de esa decisión.

5. Sueldo empresarial

Trabajar en tu propia empresa y retirar utilidades de ella son dos cosas diferentes.

Cuando un socio efectivamente desarrolla funciones dentro de la empresa, la legislación tributaria permite, cumpliéndose los requisitos correspondientes, que pueda asignarse una remuneración. Actualmente, el SII reconoce que propietarios, socios e incluso accionistas pueden recibir una remuneración por los servicios que efectivamente prestan a la empresa, siempre que ésta sea razonablemente proporcionada a sus funciones.

Por ejemplo

Marcelo es socio de una empresa y además trabaja diariamente como gerente comercial, una cosa es la remuneración que recibe por desarrollar esa función, otra distinta es la distribución de utilidades que pueda recibir en su calidad de propietario. Aunque ambas cantidades terminen depositadas en la misma cuenta bancaria personal, su origen y tratamiento tributario son diferentes.

El SII señala que la remuneración asignada a propietarios que efectivamente trabajan en la empresa puede aceptarse tributariamente como gasto cuando sea razonablemente proporcionada a los servicios prestados y se cumplan las condiciones correspondientes.

Por eso, el sueldo empresarial no debería utilizarse simplemente como una manera de justificar cualquier transferencia mensual al socio, debe existir detrás un trabajo efectivo y una remuneración razonable asociada a esas funciones.

6. Gastos de la empresa pagados personalmente por el socio

Ahora veamos la situación inversa, supongamos que un socio está viajando por trabajo y necesita comprar urgentemente materiales para la empresa, no tiene disponible la tarjeta corporativa, así que realiza la compra utilizando su tarjeta personal.

¿Puede la empresa devolverle ese dinero?

Naturalmente puede existir un reembolso, pero debe quedar claro que el gasto pertenece realmente a la empresa y que existe documentación suficiente para respaldarlo.

Por ejemplo

El socio paga personalmente: Compra de materiales para la empresa: $350.000

Posteriormente presenta:

• factura emitida correctamente;
• comprobante del pago;
• otros antecedentes que permiten relacionar la compra con la actividad de la empresa.

En este caso, la transferencia hacia el socio no tiene la misma naturaleza que un retiro de utilidades o un préstamo, es simplemente el reembolso de un desembolso que realizó por cuenta de la empresa.

La regla general en materia de gastos exige que éstos estén vinculados al interés, desarrollo o mantención del negocio y que puedan ser acreditados o justificados ante el SII.

7. Gastos personales pagados con dinero de la empresa

Llegamos probablemente al problema más frecuente, utilizar la cuenta bancaria o tarjeta de la empresa para pagar gastos personales del socio.

Puede ocurrir con:

• supermercado familiar.
• vacaciones.
• restaurantes personales.
• compras particulares.
• créditos personales.
• combustible de vehículos particulares.
• compras por internet.
• suscripciones personales.

Y entonces aparece la famosa frase:

“Págalo con la empresa y después lo arreglamos con el contador.”

El problema es que la contabilidad puede registrar lo ocurrido, pero no puede cambiar la naturaleza real de una operación.

Si un desembolso beneficia personalmente al propietario y no tiene relación con el interés o actividad de la empresa, no puede simplemente transformarse en un gasto tributario por haber sido pagado desde una cuenta bancaria empresarial.

El artículo 31 de la Ley sobre Impuesto a la Renta exige una vinculación entre los gastos y el interés, desarrollo o mantención del negocio, mientras que el artículo 21 establece reglas específicas para determinadas cantidades que representan beneficios para propietarios, socios o accionistas.

Dependiendo de las circunstancias, estos desembolsos pueden generar gastos rechazados y otras consecuencias tributarias tanto para la empresa como para su propietario.

Entonces, ¿el socio no puede sacar dinero de su propia empresa?

Sí puede, el problema jamás fue que exista movimiento de dinero entre una empresa y sus propietarios, el problema aparece cuando todos esos movimientos se realizan sin diferenciar su origen, una transferencia hacia un socio podría corresponder perfectamente a: un sueldo, un reembolso, la devolución de un préstamo, un retiro de utilidades o un nuevo préstamo.

Lo importante es que exista coherencia entre:

la realidad de la operación + su documentación + su registro contable + su tratamiento tributario.

Si esas cuatro cosas cuentan historias distintas, probablemente tenemos algo que revisar.

Tres preguntas que deberías poder responder por cada transferencia

Cada vez que exista un movimiento relevante de dinero entre la empresa y uno de sus socios, debería ser posible responder fácilmente:

1. ¿Por qué se realizó esta transferencia?

Debe existir una razón económica claramente identificable.

2. ¿Cómo fue registrada?

La contabilidad debe reflejar correctamente la naturaleza de la operación.

3. ¿Qué documentación la respalda?

Contratos, comprobantes, facturas, rendiciones, acuerdos, liquidaciones u otros antecedentes según corresponda.

Si no puedes responder alguna de estas preguntas, probablemente existe un riesgo que conviene revisar.

La cuenta corriente del socio también necesita orden

Muchas empresas revisan constantemente:

• clientes;
• proveedores;
• bancos;
• IVA;
• remuneraciones.

Pero existe otra cuenta que también debería ser conciliada periódicamente: la cuenta corriente de los socios.

Mantenerla controlada permite detectar oportunamente:

• préstamos pendientes.
• gastos personales.
• aportes no formalizados.
• reembolsos pendientes.
• retiros incorrectamente registrados.
• transferencias sin respaldo.

Esperar al cierre anual para entender doce meses de transferencias generalmente hace el trabajo bastante más difícil.

Empresa y socio: relacionados, pero no son la misma billetera

Una correcta separación entre las finanzas personales y empresariales no solamente mejora la contabilidad, también permite tomar mejores decisiones. El empresario sabe cuánto está retirando realmente de su negocio, cuánto ha financiado personalmente, cuánto le debe la empresa y cuál es la verdadera situación financiera de la sociedad.

Y, desde el punto de vista tributario, permite que cada operación pueda ser correctamente explicada y respaldada frente a una eventual revisión. Por eso, una buena práctica es simple: antes de mover dinero entre socio y empresa, define qué representa esa operación.

Muchos problemas tributarios no comienzan con una gran planificación agresiva, comienzan con una pequeña transferencia bancaria que se hizo varias veces pensando:

“Después vemos cómo la contabilizamos.”

En Asesorías AMP podemos revisar la situación contable y tributaria de tu empresa, identificar cuentas pendientes o movimientos que requieran regularización y ayudarte a establecer una estructura más ordenada para las operaciones entre la sociedad y sus propietarios.

Porque ordenar estas operaciones hoy siempre será más sencillo que intentar explicarlas mañana frente a una fiscalización.

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