En la mayoría de las pymes chilenas existe un patrón común que los afecta negativamente: los empresarios sub-declaran gastos legítimos por simple desconocimiento o por no querer «pagar el IVA» de sus adquisiciones. Contrario de los famosos “gastos personales disfrazados como empresariales” que también hemos detectado que es mal utilizado en muchas empresas, aquí el error está en que se pagan o realizan gastos completamente relacionados con la operación del negocio, pero no se registran como gasto ni aprovechan tributariamente.
El resultado es claro y genera un problema directo: se pagan más impuestos de los que corresponden y se pierde liquidez, sólo por no tener un control detallado de los costos y desembolsos asociados al giro explotado, generando además una realidad financiera que no es acorde a la empresa.
Desde Asesorías AMP, vemos este error constantemente, en el cual empresas funcionan de una forma básica, pero teniendo la oportunidad podrían mejorar su gestión tributaria registrando mejor lo que gastan.
¿Por qué ocurre este error?
En la práctica, muchos emprendedores y dueños de pymes:
- Pagan pequeños gastos con sus cuentas personales para evitar que se pueda hacer seguimiento de la operación.
- No piden factura, por el simple hecho del recargo del IVA y generan un problema tributario, al no exigir el documento que corresponde.
- Desconocen que ciertos gastos son aceptados o no.
- O simplemente creen que “no tiene utilidad incluirlos” porque son de bajo monto o se pagan en efectivo.
Si bien, debemos poner énfasis que el SII exige orden y respaldo, esto no impide aprovechar los gastos reales del negocio, es por ello que, si el gasto tiene relación con tu actividad económica, está respaldado y es razonable, puede rebajarse y reducir tu carga tributaria.
Los gastos empresariales más comunes que las pymes no registran
A continuación, una lista de gastos aceptados que muchas empresas no consideran en su contabilidad, y que podrían significar un ahorro tributario importante:
- Suscripciones digitales y software: Servicios como Microsoft 365, Zoom, ChatGPT, Canva, Dropbox, Adobe, Google Workspace o plataformas contables son gastos operacionales aceptados, siempre que estos estén vinculados a la gestión del negocio, ya que si lo analizas, no existe un tipo de empresa que no requiera herramientas digitales., recuerda eso sí, realizar el proceso emitiendo o recibiendo el documento tributario como corresponde (Puedes revisar nuestro blog sobre este tema aquí).
- Telefonía e internet: El plan de internet o celular usado para gestionar la empresa debe incluirse, tanto así como el plan o servicio adquirido como los equipos necesarios para su utilización, considerando que toda empresa debe estar comunicada con sus proveedores y clientes.
- Traslados, combustible y TAG: Si utilizas un vehículo para visitas a clientes, proveedores o entregas, el combustible, peajes y estacionamientos son gastos válidos, eso si recuerda que debe ser un vehículo aprobado por el SII o solicitar la aprobación de dicho vehículo de manera especial (puedes ver más sobre esto en nuestro blog).
- Representación y reuniones con proveedores/clientes: Comidas, cafés, almuerzos u otras atenciones relacionadas con creación, mejora o mantención de negocios pueden registrarse como gastos de representación, recomendamos siempre mantener respaldos del motivo y los asistentes a dicha reunión.
- Arriendo de oficina o cowork: Ya sea una oficina tradicional o un espacio de coworking, el arriendo, gastos comunes y suministros son deducibles como gasto, sin importar la duración de dicho arriendo, por lo que arriendos de oficinas por hora, pueden ser utilizadas como gasto.
- Equipamiento y mobiliario: Sillas, escritorios, computadores, impresoras, herramientas y cualquier equipamiento necesario para operar la empresa pueden registrarse como activo fijo o gasto inmediato, recuerda siempre mantener una coherencia en los valores, para que no sea calificado como excesivo.
- Publicidad y marketing: Campañas en redes sociales, Google Ads, impresiones, regalos corporativos, material gráfico o servicios de diseño son gastos asociados directamente a la generación de ingresos, todo lo que sirva para dar a conocer tu empresa debe ser registrado como gasto de la misma.
- Capacitación y asesorías: Cursos, diplomados, capacitaciones o asesorías están vinculadas al desarrollo del negocio y son deducibles. Recuerda que para cursos y capacitaciones del personal, estos deben guardar coherencia con las funciones del mismo dentro de la empresa.
- Servicios profesionales externos: Honorarios o facturas por servicios contabilidad, abogados, ingenieros o consultores externos contratados para apoyar la gestión también forman parte de los gastos necesarios para producir la renta.
- Herramientas financieras y comisiones bancarias: Costos de transferencias, comisiones por uso de tarjeta, mantenimiento de cuentas corrientes, intereses o terminales POS son gastos operativos legítimos, por ello recuerda siempre tener las herramientas bancarias de propiedad de tu empresa.
- Mantenimiento y licencias tecnológicas: Pagos por dominios web, hosting, SSL, mantenimiento de página web, software ERP o CRM también pueden deducirse, son parte de las herramientas tecnológicas que toda empresa debe tener.
Requisitos básicos para que un gasto sea deducible
Según la Ley sobre Impuesto a la Renta, los gastos deben cumplir con tres condiciones fundamentales:
- Potencialidad para producir la renta.
Deben tener una relación con la actividad económica generando una ganancia en el ejercicio o en los siguientes. - Estar pagados o adeudados dentro del ejercicio.
No basta con planificarlos; deben haberse ejecutados, respaldados con el respectivo pago y/o su documentos tributario o legal respectivo. - Contar con respaldo válido.
Factura, contrato o incluso boleta electrónica emitida a nombre de la empresa, con glosa clara que indique su relación con la empresa.
Además, todos ellos deben ser razonables en monto y frecuencia, de acuerdo con el tamaño y giro de la empresa, ya que podrán ser auditados por el SII en cualquier momento.
Si quieres dar una vuelta por todos los gastos que el SII permite, te dejamos invitados a revisar nuestro blog sobre ese tema, haciendo click aquí.
El costo de no aprovecharlos
Cada gasto no registrado equivale a pagar impuesto sobre un ingreso que ya gastaste.
En nuestras palabras:
No pedir una factura por un gasto necesario crea una falsa realidad de tu empresa, aumentando incorrectamente tu utilidad y a la vez provocando un pago de impuestos indebido
Ariel Parraguez
Por ejemplo:
Una empresa con $10.000.000 en gastos no contabilizados pagará dependiendo de su sistema tributario hasta $2.700.000.-en Impuesto de primera categoría y si esos gastos además tenían IVA, pierde además el crédito fiscal correspondiente, con un perjuicio adicional de $1.900.000, siendo valores elevados para cualquier empresa.
¿Cómo mejorar el control de gastos deducibles?
▪️ Centraliza todas las compras con medios de pago empresariales.
Evita pagar con cuentas personales, ya que si todo sale de la cuenta de la empresa, es más sencillo realizar un seguimiento y detectar de cuales gastos no posees el respaldo tributario necesario.
▪️ Solicita siempre factura electrónica a nombre de la empresa.
Incluso si el gasto parece pequeño, al acumularse con otros pueden llegar a ser valores considerables.
▪️ Digitaliza y respalda los comprobantes.
Usa carpetas compartidas, nubes o sistemas de gestión documental, en especial para todos esos gastos sin factura.
▪️ Analiza regularmente tus gastos operativos.
Permite detectar oportunidades, errores y ajustar la gestión tributaria de tu empresa.
▪️ Realiza planificación tributaria.
En Asesorías AMP creemos que toda empresa necesita planificación tributaria, con un énfasis en los impuestos anuales, ya que ellos son los que afectan de gran manera a la empresa, siendo calculados en base a las utilidades de las empresas. Si desconoces a que se refiere este término te invitamos a hacer click aquí.
Para concluir debemos agregar que la gestión tributaria no se trata sólo de evitar gastos rechazados, sino también de saber aprovechar correctamente todos los gastos que sí son válidos. Cada peso no registrado como gasto es un impuesto pagado de más.
Una contabilidad bien estructurada y una asesoría tributaria experta pueden marcar la diferencia entre una empresa que sobrevive y una que crece ordenadamente.
En Asesorías AMP, ayudamos a empresarios a optimizar su carga tributaria, revisando gastos omitidos y mantener una contabilidad 100% alineada con la normativa del SII.
Recuerda que para ser parte de nuestros clientes puedes escribirnos a contacto@asesoriasamp.cl, visitar nuestra página Contacto o enviar un mensaje directo al WhatsApp +56989430520 estaremos atentos para resolver cada una de tus dudas.